- Un agenda rangé par projet ne dit rien de l'énergie dont tu disposes à chaque moment de la journée.
- Cet article explique le coût caché des bascules entre tâches, ce que David Kadavy propose à la place, et les erreurs qui font échouer le batching.
- Tu repars avec une action à faire ce soir : un seul bloc admin, demain, au bon moment.
Mardi, 9 h. Ton agenda est déjà plein : une réunion de projet, une relecture de devis, un appel de relance, trois messages à traiter avant midi. Sur le papier, la matinée a l’air productive. À 11 h, tu as écrit une ligne. Le problème n’est pas ta discipline. Ton agenda a été construit avec une seule question : « qu’est-ce qui presse, et pour quel projet ? » Il ne pose jamais l’autre : « de quel type d’effort ai-je besoin à cet instant ? »
La plupart des emplois du temps rangent le travail par projet ou par urgence. Pour suivre l’avancement, c’est pratique. Pour savoir ce que ton attention peut donner à 9 h, à 14 h ou à 16 h, ça ne dit rien. Une relecture de devis et une page blanche à remplir ne demandent pas la même façon de penser, et elles finissent pourtant côte à côte dans la même matinée.
Cet article propose de faire l’inverse : ranger le travail par mode cognitif, puis placer chaque mode là où il a le plus de chances de tenir. Il y a un mécanisme, trois questions à se poser, une erreur fréquente à éviter, et une action que tu peux faire ce soir.
Pourquoi une journée pleine ne rapporte pas grand-chose
Quand tu quittes une tâche pour en ouvrir une autre, ton cerveau ne se contente pas de changer de fenêtre. Il change de règles, d’objectif et de contexte. Les psychologues appellent ça le changement de tâche, et chaque bascule a un coût : un temps de reprise, parfois quelques erreurs de plus.
Le coût le plus gênant est ailleurs. Sophie Leroy a décrit ce qu’on appelle le résidu d’attention : une partie de ton esprit reste accrochée à la tâche précédente, même quand tu as déjà ouvert la suivante. Tu réponds à un client, mais une moitié de ta tête est encore dans le plan de lancement que tu viens de fermer. Les minutes qui suivent le montrent : tu relis trois fois la même phrase, tu ouvres deux onglets de plus, comme le détaille cet article sur les onglets ouverts. Les mêmes réflexes reviennent.
Un agenda par projet multiplie ces bascules. Il place une réunion, puis une tâche de création, puis un devis, puis une autre réunion, parce que c’est là que tombent les échéances. Chaque projet paraît cohérent pris isolément. Dans la journée, ce sont des contextes qui se marchent dessus.
Ce que dit David Kadavy, et ce qu’il ne dit pas
David Kadavy, auteur de Mind Management, Not Time Management, part d’une idée simple : la productivité dépend moins du temps que de la façon dont tu gères ton énergie mentale, qui est fragile. Dans l’essai de 2015, Kadavy décrit trois questions à se poser avant de commencer : quel travail faut-il faire maintenant, dans quel état mental est-on, et que peut-on faire pour se mettre dans le bon état ? Kadavy raconte aussi avoir choisi les lieux selon le travail : un café perché au-dessus de la ville pour les idées, une petite salle de bibliothèque pour relire.
Ce qu’il ne propose pas, c’est une liste de modes prête à l’emploi. Le découpage que la formation utilise est une synthèse de CMDglows, pas une taxonomie de Kadavy. Retiens donc l’idée et pas l’étiquette : une tâche se range selon l’effort qu’elle demande, pas selon le projet auquel elle appartient.
Le même essai donne une piste concrète : séparer le temps de priorisation du temps de production. Kadavy réserve un moment dédié à la priorisation, et fait sa revue hebdomadaire le dimanche soir, quand son énergie pour planifier est haute. Ce n’est pas un détail. Un bon planning se fait dans un état qui sert le planning, pas au milieu d’une réunion.
Nick Douglas, sur Lifehacker, décrit la semaine type de Kadavy : les matins et les lundis pour les idées, le milieu de semaine pour peaufiner un projet existant, et les vendredis pour l’administratif. Tu n’as pas sa liberté d’indépendant. Le principe, lui, se garde : mets le travail créatif là où ton énergie est haute, et l’admin là où elle baisse.
Trois questions avant de placer une tâche
Avant de mettre une tâche dans un créneau, réponds à trois questions.
La première porte sur l’effort. Une tâche qui exige de réfléchir sans interruption, comme rédiger une section, comparer deux offres ou construire un plan, relève de la génération ou de l’exploration. Une tâche qui demande surtout de la régularité, comme répondre à des messages, classer des factures ou valider une demande, relève de l’administration. Entre les deux, il y a la coordination, qui demande du contexte sans demander de silence.
La deuxième porte sur ton état. Ce n’est pas une question de volonté, c’est un constat. Si ton esprit tourne encore sur la réunion d’il y a vingt minutes, tu n’es pas prêt pour une tâche de création, même si ton agenda le dit. Le bon créneau est celui où tu sais que tu peux être là.
La troisième porte sur ce qui peut t’y mettre. Kadavy insiste sur les lieux et les rituels : une salle différente, un temps de préparation de cinq minutes, une messagerie fermée. Chez toi, la question est plus simple : quel changement de contexte te coûte le moins ? Si tu passes d’une création à une réunion avec tout l’écran ouvert, tu paies deux fois. Une note de reprise en fin de bloc, comme le décrit cet article sur le contexte entre notes et actions, rend la reprise plus rapide.
Les réponses ne donnent pas une belle grille. Elles donnent une décision : cette tâche va là, parce qu’elle demande ceci, et tu seras prêt à ce moment-là.
Le batching, et sa limite
Le batching consiste à regrouper les tâches qui demandent le même mode. Le gain le plus net se trouve sur les tâches courtes et répétitives. Si tu réponds à vingt messages d’affilée dans le même état, tu ne repars pas vingt fois de zéro. Tu fais le travail, puis tu passes à autre chose.
La limite est simple : tout ne se regroupe pas. Une négociation, une réparation ou un texte difficile demandent un contexte qui ne se partage pas avec une autre tâche. Les mettre dans un même bloc sans frontière fabrique un bloc épuisant. Le bon réflexe est de regrouper par mode, pas par projet, et de garder un espace pour ce qui résiste au regroupement.
Il y a aussi un bénéfice que l’on oublie : un créneau admin fixe fait tomber moins de choses entre les mailles. Une demande de remboursement qui attend depuis trois semaines n’est pas un oubli ; c’est une tâche sans case. Une case, même petite, la sort de la liste mentale.
Changer de mode en cours de route a aussi un coût caché. Passer d’une tâche à l’autre toutes les quelques minutes coûte plus d’énergie que de poursuivre celle qui est en cours : il faut rouvrir les outils, retrouver le fil, se remettre dans l’état. C’est pour ça que je range ce que je trouve pendant un mode dans le dossier de ce mode, dans mon navigateur, et que je ne le rouvre qu’au moment où mon emploi du temps me ramène sur ce thème. Il ne s’agit pas de tout retenir. Il s’agit de sortir l’information de ta tête, de la ranger au bon endroit, et de retourner à ton travail l’esprit tranquille.
Les erreurs qui reviennent
La première erreur est de confondre urgence et mode. Une demande urgente peut être une tâche d’administration, pas une tâche de création. La traiter tout de suite, dans le créneau de haute énergie, c’est donner ton meilleur moment à ce qui est le moins exigeant. Vérifie d’abord ce qu’elle demande réellement, avant de décider qu’elle passe devant.
La deuxième est de vouloir une semaine parfaite. Un planning qui ne bouge jamais finit abandonné au premier mardi chargé. Il doit prévoir de la marge, et l’étape hebdomadaire doit servir à le corriger, pas à le refaire à zéro.
La troisième est de se fier à l’idéal plutôt qu’à l’observation. Beaucoup de gens se planifient une matinée créative alors que leur esprit ne s’éveille vraiment que vers 11 h. Pendant une semaine, note quand ton travail sort sans effort et quand il coince. Le planning doit suivre ce que tu observes, pas ce que tu voudrais être.
Ce qui ne change pas
Un bloc par mode ne rend pas une semaine facile. Si tout arrive en urgence, aucun créneau ne tiendra. Si ton sommeil est court, la matinée n’a pas la même capacité qu’une matinée reposée, et ton planning doit l’accepter plutôt que de le nier. La méthode ne remplace ni le repos ni le tri des demandes. Elle sert à ne pas gaspiller les bons moments sur des tâches qui n’en ont pas besoin.
Quelques réglages Windows peuvent aider à protéger le mode en cours, comme couper les notifications pendant un bloc, mais ils restent secondaires. Ce qui compte, c’est la décision de placement.
Une action à faire ce soir : le bloc admin unique
Voici une action complète, que tu peux faire ce soir sans rien installer.
- Ouvre ta messagerie, ta liste de tâches et tes notes de la semaine. Garde seulement les tâches qui se font sans réfléchir : répondre, classer, payer, rappeler, valider.
- Compte-les. Entre cinq et dix suffisent pour commencer. Si tu en trouves vingt, plusieurs demandent en réalité de la coordination ou de la réflexion, et elles ne vont pas dans ce bloc.
- Bloque une seule plage de trente minutes demain. Choisis un moment où tu n’as pas ton pic de concentration, souvent en fin de matinée ou après le déjeuner.
- Mets ces tâches dans la plage, dans l’ordre où elles sont arrivées. N’ajoute rien pendant la plage : ce qui arrive attend la suivante.
- Pendant la plage, ferme la messagerie principale et coupe les notifications. Le but est un seul contexte, pas une réponse à tout en même temps.
- Demain soir, note combien de tâches sont restées. S’il en reste beaucoup, le problème n’est pas ton planning mais le volume, et c’est une décision à prendre, pas un échec.
Cette action ne demande aucun outil particulier. Elle vérifie un point simple : une bonne partie de ta journée peut être traitée dans un seul état, sans bascule permanente. Si ça tient une semaine, tu as ton premier bloc. Le reste se place ensuite avec les trois questions.
Si la fatigue vient de la liste elle-même et pas du planning, lis aussi pourquoi ta liste t’épuise avant même de commencer.
Ce que ça change pour toi
Commence par ce bloc admin. Pas besoin de refaire ta semaine : une plage de trente minutes suffit à voir si le principe tient. Si tu veux aller plus loin, la version complète de cette méthode se trouve dans la planification thématique du module Temps et énergie, avec un exercice d’une semaine d’observation. Pour les réglages à faire avant d’installer quoi que ce soit, le guide gratuit des 10 réglages Windows prend le relais.
Sources
Chiffres et citations vérifiés le 5 novembre 2026.
Voir les 4 sources de cet article
- David Kadavy (2015), Mind Management (Not Time Management), Medium
- David Kadavy, Mind Management, Not Time Management, livre
- Nick Douglas (2019), Organize Your Schedule by Mental State, Not by Project, Lifehacker
- Sophie Leroy (2009), Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks, ScienceDirect